Organizasyon ve Süreç Tasarımı

Mevcut iş süreçleri değerlendirilir ve gelişim alanları tespit edilir. Süreç analizi çalışmaları, anketleri yapılır. Burada süreç sahiplerinin en çok vakit alan aktiviteleri belirlenir ve verimsizlikler ortaya çıkarılır. Veri talepleri ve birebir görüşmeler doğrultusunda elde ettiğimiz datalarla birlikte süreç iyileştirme önerileri sunulur. “Ne gibi aksaklıklar yaşanmaktadır?”, “Bunlarla alakalı ne gibi düzeltmeler yapılabilir?”, “En iyi uygulamalar bize neyi gösterir?”, “Sektör nelere uygundur?” gibi soruların cevaplarını dış göz olarak ortaya çıkarırız.

Şirketlerde işletme körlüğü sonucunda ortaya çıkan kabullenme meydana gelebilir. Biz dış göz olarak ve çok fazla benchmark yapabileceğimiz örnek olması sebebiyle bunları rahatlıkla tespit edip önlerine serebiliriz. Şirketlerin en önemli danışmanlık alma sebeplerinden biri de benchmark olanağımızdır.

Sonrasında gelişim alanlarını tespit ediyoruz ve öneriler sunuyoruz. Anketlerden;

• Hangi süreçler çok vakit alıyor?
• X kişisinin yapmaması gereken süreçler nedir?
• Başka departmanların ya da unvanların yapması gerektiği süreçler nelerdir?
• Hangi süreci kim yönetmelidir?

sorularının cevaplarını almaya çalışırız ve böylece verimsizlik noktalarını tespit etmiş oluruz. Aynı zamanda duplike (tekrarlı yapılan) işler de tespit edilir. Aynı işi satın alma departmanı ve mali işler departmanı yapıyor olabilir. Şirketler günlük koşuşturmacalardan dolayı duplike işlerin farkına varamayabilir, bu yüzden biz duplike işleri ortaya çıkarırız.

Katma değersiz işlere ayrılan vakitler görülebilir. Katma değersiz işlerin getirisinden çok götürüsü bulunur. Katma değersiz ve değerli işlerin tespitini yaparız ve bunlarla alakalı yürütülebilecek süreçlerin analizlerini ve iyileştirmelerini sunarız.

İş süreç haritalarının ortaya çıkarırız. Mevcut durumda süreçlerin nasıl ortaya çıktığını ve ilerlediğini ortaya koyarız. İş süreçlerinin ortaya çıkmasının ardından, aktiviteden sorumlu ve aktiviteye katkı sunacak, destekleyecek bölümleri tespit ederiz. Sadece aktiveyi yapan değil, katkı sunanları da tespit etmiş oluruz. Süreçleri onaylayacak kişileri de belirleriz.

Öncelikle mevcut süreci ortaya çıkarırız. Şirketin hedeflerini öğreniriz. Daha sonrasında da şirket hedeflerini de göz önünde bulundurularak hemen hayata geçirilebilecek bir süreç tasarımı yaparız. Süreç tasarımını, hedefe ulaşabilecek şekilde gerçekleştiririz.

Süreçten organizasyon tasarımına yürüyen bu yolda örnek vermek gerekirse;

Mali işler bölümünde bütçe raporlama sorumlusunun olması gerekir. Şirketlerde bütçe işlerini mali işler departmanı yürütür. İdeal yapıya bakıldığında bütçe süreci önemli bir konudur. Özellikle, bütçe işlerinin sistem üzerinden yürütülmesi gerekir. Tüm süreç sahipleriyle ve bölüm departman yöneticileriyle bir araya gelinmesi, yıllık bütçelerin belirlenmesi, bununla alakalı revizyonların yapılması, en sonunda el sıkışılması ve bunların konsolide edilerek üst yönetime rapor edilip sunulması çok önemlidir. Bunun da bir kişi tarafından koordine edilmesi ve yönetilmesi gerekir. Bütçe raporlama sürecinde organizasyon yapılarında ve mali işler departmanında, bir bütçe raporlama uzmanı yöneticisinin var olması gerektiğini düşünmekteyiz. Bununla alakalı firmalara önerilerde bulunuruz. Burada firmanın yapısı, büyüklüğü, ölçeği ve hedefleri çok önemlidir. Eğer büyük bir yapıysa ve acil bir şekilde buna ihtiyaç varsa, bunun hemen hayata geçirilmesi için önerilerde bulunuruz. Geçmişte danışmanlık verdiğimiz bir şirkette, bununla ilgili çok ciddi bir ihtiyaç vardı ve yapısı da büyüktü. Hemen ilan çıkarttılar ve bununla alakalı yeni bir çalışan işe aldılar. 

Süreç tasarımının bir organizasyonda ihtiyaç olduğunu ortaya koyarız ve bununla alakalı aksiyon alınmasını sağlarız. Unvan yapısının gözden geçirilerek organizasyon şeması oluşturulur. Unvan yapısı belirlenirken, sektörün büyüklüğünün, şirketin büyüklüğünün, yapısının ve ihtiyaçlarının tarafımızdan iyi anlaşılması gerekir. Her unvan her şirkette olmayabilir. Her şirkette kendine has bazı iç dinamikler bulunur. İçselleştirme için doğru bir unvan tasarımı yapılması gerekir. Unvan yapısı doğrultusunda, bölümler ve departmanların ne olacağını belirleriz. Hâlihazırda mevcut departmanlar varsa, işleyişlerinin ve süreçlerinin doğru olup olmadığını görmek adına gözden geçiririz. İhtiyaçlar doğrultusunda hangi departmanların bulunması gerektiğini tespit ederiz. Yarın hemen hayata geçebilecek mevcut durumu tasarlarız ve aynı zamanda ilerleyen hedeflerinde şirkete katkı sunacak organizasyon tasarımı da yapmış oluruz. Bunları alternatif olarak şirketlerimizin önüne sunarız. Sonrasında onlarla bir validasyon toplantısı yaparız. Bu toplantılarda yaptığımız tasarımları onlara sunarız. Onların geri dönüşlerini dinleriz. O doğrultuda gerekirse revizyon yaparız ve nihai olarak müşterimize sunarız.. 

Süreçler göz önünde bulundurularak pozisyon bazlı görev tanımları güncellenir. Mevcut görev tanımları varsa bunları gözden geçiririz. Yaptığımız ideal süreç tasarımlarına uygunluğuna bakarız. İdeal süreç tasarımlarına uygun değilse, bir unvanın yapması gereken süreçlerin görev tanımlarını belirleriz. Görev tanımlarında bu süreçlere destek verecek kişiler unvan bazında belirtilmelidir. Eğer herhangi bir yazılım sistemi üzerinden yürütülen süreçler varsa, bunların görev tanımlarına da ayrıntılı bir şekilde yer verilmelidir. Görev tanımının  sadece unvan bazında olması ve kişilerden ayrılması kesinlikle önemlidir. 

Son olarak da karar noktaları belirlenir. Süreçleri tasarladık, organizasyon tasarladık, görev tanımlarını gözden geçirdik, revize ettik ve kritik karar noktalarını belirledik. Son aşama olarak karar noktalarının kimlerin onayına sunulacağı belirlenir.