İş Süreçleri Yönetimi

İş süreçlerinin entegrasyonu, süreç verimliliğinde uçtan uca iyileştirme potansiyeli getirir. Doğru bilgilerle, süreç sahipleri gecikmeleri yakından izleyebilir ve gerekirse ek kaynaklar tahsis edebilir. Otomasyon ve tekrar eden görevlerin kaldırılması, iş sürecinde daha fazla verimlilik sağlar. Özellikle KOBİ ölçekli şirketler iş süreçleri yönetimi kavramına hakim değil ve farklı konulardan şikayetler ile bize gelmektedirler. Örneğin, iş süreçlerinin analizi için değil de satış departmanında ki görev tanımlarının olmamasından kaynaklı sorunlardan gelebiliyorlar. Aslında iş süreçlerinde problem var ve iş süreçlerinin tanımlanması gerekmektedir. Bu aşamada süreçleri şematize ederek sorunları ortaya çıkartmaktayız ve görev tanımlarını belirlemekteyiz;

•       Müşteriler ile görüşmek
•       Şirketin politikasına göre müşteriyi değerlendirmek
•       Teklif hazırlamak
•       Teklifin takibini yapmak

Gibi görev tanımlarını netleştirmekteyiz. Bu akış ile birlikte görev tanımları netleşir. Çoğu şirketlerde belli sorunlar var fakat çözümü farklı noktalarda aramaktadırlar.

Bazı şirketler kurumsal yapısının olmamasından kaynaklı kişiye bağlılık sorunlarından dolayı gelebiliyorlar ve kurumsallaşma projesi istiyorlar. Aslında kurumsallaşma projesinin adımları da iş süreçleri yönetiminden geçmektedir. Bu durumda, iş süreçlerini ortaya koyarak analiz ediyoruz ve tasarlıyoruz. Buradaki sorunları sıralamak gerekirse;

•       Kurumsal hafızanın olmaması
•       Bilginin şirketin çoğuna yayılmaması
•       Ölçeklenememek
•       Kişileri delege edememek

Bu sorunlar sonucunda iş süreçleri yönetimi ele alınarak mevcut süreçler incelenmektedir.

İş süreçleri yönetiminin uygulanması gereken diğer zamanlar;

•       Finans veya gizlilik yasalarındaki değişikliklerin ardından müşteri bilgi yönetiminde bir değişiklik gibi yasal uyum değişiklikleri gerektiren dinamik süreçler.
•       Birden çok iş birimi, bölüm, işlevsel departman veya çalışma grubu arasında düzenleme ve koordinasyon gerektiren karmaşık iş süreçleri.
•       Önemli bir performans metriğini doğrudan iyileştiren ölçülebilir, görev açısından kritik süreçler.
•       Tamamlanması için bir veya daha fazla eski uygulama gerektiren iş süreçleri.
•       İstisnaları olan ve manuel olarak gerçekleştirilen ve / veya hızlı geri dönüş gerektiren iş süreçleri.

Öncelikle mevcut süreçleri incelemekle başlıyoruz. Analiz ederek gereksiz bulunan noktaları yöneticilere sunuyoruz ve bu noktaları iyileştirmekle veya süreçten çıkarmakla adımlarımıza devam ediyoruz. Yalın yönetim mantığı ile israfları ortadan kaldırıyoruz ve firmalara yeni süreçlerin tanımlarını anlatıyoruz. İş süreci yönetimi aracı, zaman içinde maliyetleri önemli ölçüde azaltan darboğazları ortadan kaldırır. Bunun bir etkisi, ürün satışları için teslim sürelerinde bir azalma olabilir, bu da müşterilere hizmetlere ve ürünlere hızlı erişim sağlayarak daha yüksek satışlara ve daha fazla gelir sağlamaktadır. BPM çözümleri ayrıca atıkları azaltmak için kaynakları tahsis edebilir ve izleyebilir, bu da maliyetleri azaltabilir ve daha yüksek karlar sağlayabilir. Daha sonrasında uygulama esnasında yanlarında bulunarak firmaya bu yaklaşımı aşılayarak bu sürecin sağlıklı bir şekilde ilerlemesini sağlıyoruz. Çoğu firma  daha önce deneyip başaramadığı için değişime inanmıyor fakat yöntemlerinin yanlış olduğunun farkına çok sonrasında biz onlara doğru yöntemleri gösterdiğimizde farkına varıyorlar. Alışkanlıkların nasıl değiştirileceğinden önceliklere kadar bütün ince noktaların hesaplanmış ve tasarlanmış halini firmalara sunarak gelecek yol haritalarını akıllarında akıcı ve anlaşılabilir bir şekilde oluşmasını sağlamaktayız.