Değişim Yönetimi Danışmanlığı

İşletmelerde rutin olarak yapılan operasyonlarda değişiklik meydana geliyorsa değişim yönetimi yapılmalıdır. Değişimin şirketlerde psikolojik ve sosyolojik etkileri olabilir. Şirketlerde organizasyonel değişim yönetimini psiko ve sosyo etkenler düşünülerek gerçekleştirmelidir. Değişim yönetiminin amacı; riskleri minimize etmek, değişime yol açıcak projelerden daha fazla fayda sağlayabilmek ve insanların Newton’ın Eylemsizlik Prensipi’ndeki geçiş aşamasını iyi yönetmektir.

TELEFON

0537 692 61 13

E-POSTA

analiz@cecesanaliz.com

İşletmelerde Değişim Yönetimi

Kuruluşlarda değişiklikleri başarılı bir şekilde uygulamak için değişiklik yönetiminin gerekli olduğu en yaygın örneklerden bazıları şunlardır;

  • Yeni bir teknolojinin uygulanması
  • Birleşme ve devralmalar
  • Liderlikte değişim
  • Organizasyon kültüründe değişim
  • Kriz zamanları

Değişime örnek olarak günümüzde yaşadığımız pandemi sürecini düşünebiliriz. Uzaktan çalışmalara geçilerek büyük değişimler meydana geldi. Değişimin yaratacağı çeşitli riskler de söz konusu olabilir. Değişimin şirketlerde psikolojik ve sosyolojik etkileri olabilir. Değişim, motivasyon bozabilir, adaptasyon problemleri ortaya çıkarabilir ve değişime direnç gösterilebilir. Olumsuzlukları kaldırmak adına değişim yönetimi gereklidir. Değişim sebebi kontrollü bir proje ile yapılırsa negatif etkiler minimum olurken, pozitif  etkileri de maksimum olur. Değişim yönetiminin amacı; riskleri minimize etmek, değişime yol açıcak projelerden daha fazla fayda sağlayabilmek ve insanların Newton’ın Eylemsizlik Prensipi’ndeki geçiş aşamasını iyi yönetmektir. Birçok değişim yönetimi modeli bulunmaktadır; Kurt Lewin Değişim Modeli, Kotten, McKinsey 7-S, ADKAR, Kübler-Ross, Beckhard…

Lewin'in Değişim Yönetimi Modeli, şirketlerin organizasyonel ve yapılandırılmış değişimi anlamasını mümkün kılan en popüler, en çok kabul gören ve en etkili modellerden biridir. Bu model, değişime hazırla(unfreeze), değişim(change) ve yeniden dondurma(refreeze) olmak üzere üç ana aşamadan oluşur;

  • Değişime Hazırla (Unfreeze):

Değişimin ilk aşaması, organizasyonu, değişimin gerekli olduğunu kabul etmeye hazırlamayı içerir; bu, yeni bir çalışma şekli oluşturmadan önce mevcut statükoyu yıkmaktır. Değişime hazırlama aşamasında işverenler, değişime hazırlanmalı ve değişikliğin neden gerekli olduğunu insanlara açıklamalıdır.

  • Değişim (Birinci Aşamadan İkinci Aşamaya Nasıl Geçileceğinin Yönetimi):

Bu aşamada yapısal değişim yönetimi süreci gerçekleşir. İyi liderlik ve etkili çalışan iletişimi bu adım için çok önemlidir. Çözülme aşamasında yaratılan belirsizlikten sonra, değişim aşaması, insanların belirsizliklerini çözmeye ve yeni yolların aranmaya başladığı yerdir. İnsanlar, yeni yönü destekleyen şekillerde inanmaya ve hareket etmeye başlar.

Değişime geçiş bir gecede gerçekleşemez: insanlar yeni yönü kucaklamak ve değişime proaktif olarak katılmak için zaman ayırmalıdır. Kişisel hayatımızda da değişim yaşamaktayız. Örneğin; bir evden başka bir eve taşınmak da bir değişimdir. Eşyaların nasıl ve ne zaman taşınacağı, ev sakinlerinin eve nasıl ulaşacağı gibi konular hakkında iyi düşünmek, yani değişim yönetimi yapmak gerekir.

Değişikliği kabul etmek ve başarılı olmasına katkıda bulunmak için, insanların değişimin faydalarını anlaması gerekmektedir

  • Yeniden dondurma:

Değişiklikler şekillendiğinde ve insanlar yeni çalışma yöntemlerini benimsediğinde organizasyon yeniden donmaya hazırdır. Yeniden dondurmanın işaretleri, istikrarlı bir organizasyon şeması, tutarlı iş tanımları vb. şeklindedir. Yeniden dondurma aşamasının, insanlara ve organizasyona değişiklikleri içselleştirmesinde veya kurumsallaştırmasında yardımcı olması gerekir. Değişikliklerin her zaman kullanıldığından ve günlük işlere dâhil edildiğinden emin olmak gerekir. Bu aşamada değişiklik kabul edilmiştir. Çalışanların normal hızlarına ve rutinlerine geri dönmeye başladıkları zamandır. Bu son adım, liderlerin, değişiklik yönetimi hedeflerine ulaşıldıktan sonra bile değişikliklerin benimsenmesinden ve kullanıldığından emin olmasını gerektirir.

Büyük değişikliklerin yönetilmeye ihtiyacı vardır. Yönetim sağlanırsa amaca pozitif bir şekilde ulaşılmış olur.

Değişim Yönetimi Aşamaları

Birinci Süreç: Organizasyonu Sürece Hazırlama

Değişikliğin neden yapıldığı açıklanmalıdır. İyi bir iletişim, yönetimdeki başarının en önemli faktörüdür. Değişime hazırlamak gerekir. Organizasyon, değişime dahil edilmelidir. Belirli bir creating urgency(aciliyet yaratma) yapılması icap eder. Şirkette aciliyet olması için de iyi bir koalisyonun var olması gerekmektedir. Değişikliklerle alakalı bir farkındalık yaratılmalıdır. İşletmede değişimin gerekli olduğunu anlatacak insanlara ihtiyaç vardır.  

İkinci Süreç: Vizyon ve Planlama

Proje başarıyla tamamlandığında hangi hedeflere ulaşılacağını belirlemek gerekir. Stratejik hedeflerin ortaya koyulması icap eder. Hedeflerine nasıl ulaşılacağına dair(KPI) araştırma yapılmalıdır. Proje planı oluşturulmalıdır. Değişim yönetimiyle alakalı bir proje organizasyonu kurulmalıdır. Değişimi her çalışana anlatacak kişiler olması gerekir. Proje yönetimi, planı ve paydaşları ortaya koymak gerekir. Paydaşlar, tüm çalışanlar, birlikte çalışılan firmalar ve tedarikçilerden oluşabilmektedir. Proje planı, değişimin ne kadar süreceğini, nasıl yapılacağını ve hangi  aşamalardan geçeceğini içerir. 

Üçüncü Süreç: Planın İmplementasyonu

Değişim süreçlerinin anlatılması gerçekleşir. Albert Solino olarak değişim devam ederken bir yandan koçluk yapmaktayız. Genel ve teknik eğitimlerin verilmesi  ve süreçlerin anlatılması planı implemente etmektir. 

Dördüncü Süreç: Değişimden Sonraki Aşama

Günlük aktivitelerin tekrardan yerli yerinde olup olmadığını kontrol etmek gerekir. Optimizasyon ve ince ayarlamalar yapılmalıdır.

Beşinci Süreç: Süreci Analiz ve Monitör Etme

Sürecin ince ayarları yapıldıktan sonra yeni durum incelenmelidir.

Ceces Analiz Değişim Yönetimi Yaklaşımı

Bir başlangıç noktası yani mevcut durum ve ulaşılması gereken hedefimiz bulunmaktadır. Mevcut durum kapsamında Ceces Analiz olarak aşağıdaki soruların cevabını bulmaktayız;

  • Mevcut durum nedir?
  • Mevcut durumdaki değişime neden olacak faktörler nedir?
  • Değişim etkileri neler olacak?
  • Değişimle beraber rutin operasyonlarda meydana gelebilecek değişiklikler nedir?
  • Değişiklik nasıl bir süreçle yönetilmelidir?
  • Ne gibi aksaklıklar çıkabilir?

Hedefler kapsamında ise Ceces Analiz olarak aşağıdaki soruların cevabını bulmaktayız;

  • Değişim yönetimiyle, değişim danışmanlık ile neyi amaçlamaktayız?
  • Çeşitli KPI’lar tanımlamaktayız. Örneğin; X şirketinde eskiden excellerle yürütülecek bir süreç vardı ama artık crm sistemiyle yönetilecek. Excel sistemiyle crm sisteminin paralel gitmesi gerekmektedir. Henüz crme geçiş uygulanmadıysa veya değişim çalışanlara düzgün aktarılmadıysa şirket olumsuz etkilenebilir. Bu bağlamda değişim yönetimine nasıl yaklaşılmalıdır? 
  • Ceces Analiz olarak bakış açımız sisteme geçildi ve bitti değildir. Stratejimiz ve önerimizi belirli bir süre ikili sistem olması şeklindedir. İkili sistem ne kadar sürecektir?
  • İkili sistemin olması için gerekenler nedir? 
  • Hangi departmanda başlayacaktır? 
  • Departmanda meydana gelebilecek farklılıklar nedir?
  • Departmanlara ne gibi eğitimler verilmelidir?
  • Nasıl bir süreçte yönetilmelidir?
  • Nasıl bir iletişim kurulmalıdır?

Proje planıyla yukarıdaki soruların cevaplarını ortaya koymaktayız. Proje planının ortaya koyulması değişimin gerçekleşeceği süreyle direkt olarak bağlantılıdır. 6 aylık bir değişim projesiyse, bizim projeyle 6+6 şeklinde olabilir. Projenin hazırlığında ve süresince, değişiklikler sağlıklı bir şekilde adapte edilene kadar da firmalarla işlerimize devam etmekteyiz. Sürecimiz adım adım aşağıdaki gibidir;

  • Ön analiz, hedefler ve proje planı
  • Projenin implementasyonu (eğitimlerin gerçekleştirilmesi, nasıl olacağının belirlenmesi vb.)
  • Projenin nihayetinde süreç izleme ve gerekli revizyonlarla beraber kalite kontrole devam etme (monitör etme ve denetim)

Araç olarak; Albert Solino değişim yönetim metodolojisi, deneyimlerimizin aktarılması, IT alanındaki uzmanlığımız ve bu alanda sahip olduğumuz metotları kullanırız. Çıktılar  ise başarılı bir değişim yönetimine adapte edilmiş bir firma ve riskleri çok iyi yönetilmiş ve minimum zamanda artılarla kapatmış bir müşteri yaratmaktır. Eğitimler vermekteyiz. Proje planının adaptasyonuyla beraber değişimin getireceği değişikleri özümsemiş ve anlamış bir organizasyon yapısını müşterimize sağlamış oluyoruz. Daha verimli ve minimum maliyetli bir projenin hayata geçirilmesini sağlıyoruz.