Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma

Kurumsallaşma beş adımda gerçekleşmektedir.

1. Aile şirketi anayasası oluşturulması,
2. Şirketin üst yönetim yapısının şekillendirilmesi,
3. İnsan kaynaklarının yapılandırılması,
4. Yönetim metrikleri setinin hazırlanması,
5. Dijital dönüşüm,

Kurumsallaşma dinamik bir süreçtir ve beş adım sürekli kendini yenilemelidir.

1 ) Aile Anayasası

Aile anayasası aile işletmesinin temel konularını içeren, aile üyelerinin birbirleri arasında aile iş ilişkilerini sağlıklı yönetebilmeleri için temel ilkeleri ve rehber unsurları içeren bir belgedir. Aile işletmesinin geleceğini, işleyişini kurgulamak adına belirlememiz, bu işin kurucuları olan aile fertlerinin hemfikir olması gereken bazı kurallar bütünü ve ilkeleri olmak zorundadır.  Bu ilkeleri beraber konuşmak, karşılıklı fikirlerle bunu zenginleştirmek, karşılıklı çekincelerin giderilmesi ve bu giderilen gerekçeler ile hemfikir olunan ana ilkelerin bir yazılı metne dökülmesi aile anayasasının ruhunu oluşturmaktadır.

Aile anayasası çalışmasının en önemli kısmı yazılı kısmı değil, o yazılı kısma gelene kadar işin paydaşlarını bir masa etrafında oturtup o ailenin şirketleriyle, varlıklarıyla farklı işleriyle alakalı temel sorunlarını ve düşünce farklılıklarını o masaya dökmelerini sağlamaktadır. Hepsinin belirli fedakarlıklarla razı olacağı bir çözümle çıkmak aile anayasasının kalbini oluşturmaktadır. Metin ise onun yanındaki damarlardır, kalp olmadan damarların bir işlevi olamaz, o kalbi oluşturmak o masa etrafında uygun bir moderasyon ve tekniklerle hem yönetim biliminden, hem psikolojiden, hem de hukuk biliminden faydalanarak bir araya gelmektedir. Aile Şirketlerinde kurumsallaşma sürecinin en önemli ayağı, aile anayasasının oluşturulması ise aile şirketi anayasasının en önemli ve belirleyici aşaması da yönetim kurulunun oluşturulmasıdır.

2 ) Üst Yönetim Yapısının Belirlenmesi

Türkiye'de kurulan işletmelerin amacı öncelikle ailesini geçindirmek bunu yaparkende kim neyden sorumlu olacak üst yönetim, ortaklar, aile üyeleri hangisi ne işe bakacak çok konuşulmadığı için temel gaye ne yapıp edip para kazanalım ve ailemizin geçimini sağlayalım, fakat yıllar ilerledikçe organizasyon büyüdüğü zaman üst yönetimin yetersiz kaldığı alanlar olduğunu ve şirketlerin en önemli sorunlarından bir tanesi de bunu kendilerine itiraf edememeleridir. Bunun ihtiyacını belirleyen şirketlerin hızlıca yol aldığını, farkına varamayanların ise kendi aralarındaki iç çekişmelerden dolayı zaman kaybettikleri gözlemlenmektedir.

Üst yönetim yapısında yönetsel fonksiyonlar ile icra fonksiyonlarının ayrılması gerekmektedir. Bunu yapmanın çeşitli metodları vardır, yönetim kurulu yapısı kurgulama, yönetim kurulunun toplanma şekilleri, üye sayısı, hangi konuların görüşüleceği, ne sıklıkla toplanılacağı, üyelerinin fonksiyonları, kimin üye olabileceği gibi alt başlıklardan bahsedebiliriz. Şirketlerini kurumsallaştırma yönünde ileriye götürmek isteyen işletmelere dünyada kabul görmüş kurumsal yönetim ilkelerine de atıfta bulunarak bağımsız profesyonel yönetim kurulu üyeleri almaları tavsiye edilmektedir. Bu anlamda farklı alanlardaki engin deneyime sahip insanların görüşlerini, kendi görüşlerine aykırı olsada zenginlik olarak katabileceklerine inanılmaktadır. Aynı zamanda icra kurulu yapısı gibi, şirket kurucularının da icranın içine dahil olduğu ilgili süreç sahiplerinin, direktörlerin, genel müdür yardımcılarının, farklı fabrika müdürü gibi ünvanlarının dahil olacağı icranın başı ile ilgili kararların alınacağı bir kuruldan bahsedebiliriz. Burada önemli olan kurumsallaşma adına yönetsel ve stratejik kararlarla icrasal yani operasyona dayalı kararları verecek ekiplerin ve yönetim takımlarının ayrılması gerekliliğidir.

3 ) İnsan Kaynaklarının Yapılandırılması

Şirketin organizasyonu büyüdükçe eskiden işletmede olmayan farklı organizasyon birimlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Bu kısımda insan kaynakları yapılandırması ile müdahale etmek gerekmektedir. En temelde iş analizi, süreç analizi yapılarak neyin eksik olduğunun belirlenmesi, hangi alanların sorunlu olduğunun ve gelişim alanın bulunduğunun belirlenmesi ile başlamaktadır. Aile şirketinin organizasyonu şirketin üst yönetimin ve aile şirketinin, aile üyelerinin hedefleri ile uyumlu bir şekilde gideceği yönün belirlenmesi ile devam etmektedir. Bu yön belirlendikten sonra gerektirdiği organizasyonel yapının kurgulanması ile ilerlemektedir. Bu organizasyon şemasındaki pozisyonların görev tanımlarının yazılması ile devam edilmektedir. Görev tanımları ile  kimin neyden, ne ölçüde ve ne şartlarda sorumlu ve görevli olduğu belirlenmektedir. Sonrasında sürdürülebilirliği sağlamak için norm kadro ve yedekleme planının  oluşturulması gerekmektedir. Şirkette adaletli bir yönetim sağlamak ve motivasyonu artırmak için performans sistemlerinin kurulması önemli bir etkendir. Özellikle daha gelişmiş insan kaynakları tekniklerinin uygulanması, örneğin yetenek yönetiminin yapılması, sürdürelebilirliğinin nasıl sağlanacağının eğitim teknikleri ile belirlenmesi, bir eğitim yönetimi planı yapılması ve kariyer yönetimi planlamalarının yapılması önemli etkenlerin başında gelmektedir. 

4 ) Yönetim metrikleri setinin hazırlanması

Yönetimin organizasyonel faaliyetlerin sonuçlarını rahatlıkla görebileceği veriler üretmek bu verileri üst yönetimin ve ilgili yönetici makamların inceleyebileceği anlamlandırabileceği ve hızlıca karara aksiyona dönüştürebileceği şekilde görselleştirmek ve bu görselleştirmenin hem sistemsel, hem yazılımsal, hemde süreçsel tasarımlarını yapmaktır. Buna  yönetim danışmanlığı sürecinin önemli adımlarından biri olan yönetim raporlaması setinin tasarımı denir.

5 ) Dijital Dönüşüm 

Dijital dönüşüm özellikle elektronik sektörünün ve yazılım teknolojileri sektörünün ilerlemesi ile beraber son beş yılda tüm dünyada ve ülkemizde olduğu gibi karşımıza çıkmaktadır. Bu noktada bu süreci kaçıranların çok uzun olmamakla beraber kısa  vadede sektörlerinden silinmeleri bile söz konusu olabilmektedir. Dijital dönüşüme bütün iş süreçlerini dahil ederek planlaması, planlama içinde bunun dijitalleşme stratejisini kurgulaması, bunun içinde dijitalleşme olgunluk analizini ve gelişim yol haritasını oluşturmaktan geçmektedir. Yol haritası ile birlikte insan kaynaklarından argeye, üretimden satışa, pazarlamadan marka yönetimine, muhasebeden fuar katılımına kadar herşeyin dijitalleşme sürecine tabi olduğunu unutmadan bu süreci gerçekleştirmek için bir plan yapmaktır. Bu planıda adım adım uygulamak gerekmektedir. Dijitalleşmenin kurumsallaşmayı taçlandıran sürdürebilir kılacak ve önümüzdeki yıllara taşıyacak adım olduğunu düşünmek ve kurumsallaşma isteyen aile şirketinin de  bu beş adımı izlediği takdirde iş modelinde bir problem olmayacaktır.